روش مدیریت زمان پومودورو

روش پومودورو یک فنون مدیریت زمان پربازده است که در دهه ۸۰ میلادی توسط فرانچسکو سیریلو، یک دانشجوی ایتالیایی، پیشنهاد شد. این روش بر این ایده استوار است که با کار کردن در دوره‌های زمانی کوتاه و مشخص (معمولاً ۲۵ دقیقه) و سپس گرفتن وقفه‌های کوتاه، کارایی و تمرکز افراد افزایش می‌یابد.

رمز و راز مدیریت بهینه زمان با استفاده از مدیریت زمان پومودورو یا گوجه فرنگی به جای ساعت و دقیقه است. شاید در ابتدا این جمله عجیب به نظر برسد اما جالب است بدانید که میلیون ‌ها نفر از تکنیک پومودورو برای استفاده مطلوب از زمان استفاده می کنند. پومودورو یک کلمه ایتالیایی و به معنای گوجه فرنگی است. این تکنیک پرطرفدار مدیریت زمان از شما می ‌خواهد جلسات کاری خود که به شکل گوجه فرنگی نمایش داده می ‌شود را با فواصل زمانی منظم مناسب برای استراحت کردن تلفیق کنید تا تمرکز بهتری داشته باشید و از خستگی ذهن جلوگیری کنید. اگر موارد زیر شما را به چالش کشیده است از امتحان کردن تکنیک مدیریت زمان پومودورو غافل نشوید:

•  حواس پرتی های کوچک باعث مختل شدن روند کار شما شده است.
•  بیش از بازدهی مطلوب کار می کنید.
•  کارهای زیادی دارید که باید وقت بسیار زیادی برای آنها صرف کنید.
•  درباره توانایی‌ های خود کاملا خوش بین هستید.
•  از دستیابی به اهداف خود در قالب بازی لذت می برید.

آیا پومودورو برای شما مناسب است؟

در صورتی که در یکی از دسته‌های زیر قرار دارید تکنیک پومودورو مناسب شما است:

 

• کوچک‌ترین چیزی حواس شما را پرت می‌کند.
• همواره از برنامه‌های تحویل کار خود عقب می‌مانید.
• کارهای زیادی دارید که مشخص نیست چقد زمان برای انجامشان نیاز دارید (مطالعه برای آزمون، نوشتن مقاله‌ای علمی و... ).
• در حین برنامه‌ریزی خوش‌بینانه تصور می‌کنید که به تمام کارها در یک روز می‌رسید.
• از تعیین هدف لذت می‌برید.
• بی‌انگیزه هستید و دلیلی برای انجام کارها نمی‌بینید.
• همیشه احساس خستگی می‌کنید.
• کارهای زیادی در برنامه روزانه خود دارید.
• پروژه‌های پرکاری در دست دارید.

 

چگونگی کار با روش پومودورو

روش پومودورو به شرح زیر است:

1. تنظیم تایمر: تایمر را برای یک دوره ۲۵ دقیقه‌ای تنظیم کنید. این دوره زمانی به یک "پومودورو" معروف است.

2. کار کردن: در طول این دوره، بر روی یک وظیفه مشخص کار کنید و تمرکز خود را حفظ کنید.

3. وقفه کوتاه: وقتی تایمر زنگ می‌زند، ۵ دقیقه استراحت کنید.

4. تکرار: این چرخه را تا چهار بار تکرار کنید، سپس یک استراحت طولانیتر (معمولاً ۱۵ تا ۳۰ دقیقه) بگیرید.

نکته مهم در مورد استفاده از روش مدیریت زمان گوجه ای 

برنامه های زیادی برای سیستم عامل های اندروید و ویندوز و مک و ایفون و حتی افزونه های برای گوگل کروم طراحی شده است که شما میتونید از اونها استفاده کنید ، استفاده از این اپ ها باعث تجربه لذت بخش تریبرای استفاده از این روش مدیریت زمان خواهد شد.

در اینجا لیستی از بهترین ها رو معرفی کردم بدون شک برای بقیه سیتم عامل ها هم با کمی جستجو می تونید اپ خوب و کاربردی برای استفاده پیدا کنید

 

افزونه های پومودورو برای گوگل کروم

افزونه گوگل کروم Focus To-Do: Pomodoro Timer & To Do List

افزونه گوگل کروم Marinara: Pomodoro® Assistant

 

اپلیکیشن‌های پومودورو برای سیستم عامل اندروید

Pomodoro Smart Timer

Minimalist Pomodoro Timer

Pomodoro Timer Lite

Focusmeter | Productivity Timer

اپ اندروید  Focus To-Do: Pomodoro & Tasks

اپ اندروید Pomodoro Timer

اپ اندروید Minimalist Pomodoro Timer

اپ اندروید Focusmeter: Pomodoro Timer

 

اپلیکیشن‌های پومودورو برای آیفون و سیستم عامل iOS

Be Focused

Focus To-do

Pomodoro – Focus Timer

 

۱. نرم افزار Tomatotimers

این نرم‌افزار هم به صورت آنلاین و هم در سیستم عامل اندروید قابل اجرا است و در عین سادگی اثربخشی زیادی دارد. کافی است وارد سایت شوید و هم‌زمان با فشار دادن دکمه تایمر کار خود را آغاز کنید تا دقیقا مطابق تکنیک پمودورو پیش بروید.

• دانلود نسخه دسکتاب نرم‌افزار Tomatotimers: «+»
• دانلود نسخه اندروید نرم‌افزار Tomatotimers: «+»
• دانلود نسخه iOS نرم‌افزار Tomatotimers: 

 

2. نرم افزار Focus Keeper

این نرم‌افزار نیز از تکنیک پومودورو پیروی می‌کند و در آن زمان انجام کار، استراحت‌های کوتاه و استراحت‌های بلند تعریف شده است. همچنین شما می‌توانید زنگ این برنامه و حجم صدای آن را مطابق نظر خود تغییر دهید.

• دانلود نسخه دسکتاپ نرم‌افزار Focus Keeper: «+»
• دانلود نسخه iOS نرم‌افزار Focus Keeper: «+»
• دانلود نسخه اندروید نرم‌افزار Focus Keeper: «+»

 

۳. نرم افزار Pomodor

این نرم‌افزار در آینده برای گوشی‌های هوشمند نیز طراحی می‌شود اما در حال حاضر صرفا نسخه تحت وب آن موجود است که بر پایه تکنیک پومودورو و مناسب مدیریت زمان کارها است. در این برنامه می‌توانید زمان هر پومودوروی خود را تعریف کنید و محدودیتی برای ۲۵ دقیقه انجام کارها نخواهید داشت.

• دانلود نسخه دسکتاپ نرم‌افزار Pomodor: «+»

 

4. نرم افزار Pomotodo

این اپلیکیشن در هر دو سیستم عامل iOS و اندروید و همچنین تحت وب قابل اجرا است. بخش رایگان این نرم‌افزار بسیار کاربردی است و به شما در مدیریت زمانتان کمک می‌کند. بخشی که باید برای آن پول پرداخت کنید علاوه بر بخش اول، پیشنهادهایی برای سازمان‌دهی کارها می‌دهد.

• دانلود نسخه دسکتاپ نرم‌افزار Pomotodo: 
• دانلود نسخه iOS نرم‌افزار Pomotodo: 
• دانلود نسخه اندروید نرم‌افزار Pomotodo:

 

مزایای روش پومودورو

روش پومودورو می‌تواند به بسیاری از جوانب کارایی شما کمک کند، از جمله:

• افزایش تمرکز: با کار کردن در دوره‌های زمانی کوتاه، شما می‌توانید تمرکز بیشتری روی وظایف خود داشته باشید.

• کاهش خستگی: با گرفتن وقفه‌های منظم، شما می‌توانید خستگی را کاهش دهید و انرژی خود را حفظ کنید.

• کاهش پریشانی: با تقسیم کار به قطعات کوچکتر، شما می‌توانید احساس سردرگمی و سراسری را کاهش دهید.

•  
•  اگر شما با یک پروژه پیچیده و دشوار سر و کار دارید و برای انجام آن به بیش از ۴ عدد گوجه فرنگی نیاز پیدا می کنید باید پروژه مورد نظر را به چند بخش کوچک تقسیم نمایید. پیروی کردن از این اصل شما را به سمت موفقیت هدایت می کند.
•  باید کارهای کوچک با یکدیگر همخوانی داشته باشند و در صورت لزوم آنها را با هم ادغام کنید.
•  هر گوجه فرنگی نشان ‌دهنده یک واحد زمانی است که نباید تجزیه شود. به این ترتیب از بررسی کردن ایمیل های دریافتی، ارسال پیام یا گفتگو با همکاران تان خودداری کنید. هر ایده یا درخواستی که ذهن تان می رسد باید پس از اتمام بازه زمانی مشخص شده بررسی گردد.

در مواردی که یک اتفاق غیر منتظره ذهن شما را به هم می‌ ریزد باید ۵ دقیقه استراحت کنید و مجدداً کار خود را آغاز نمایید. در صورتی که قبل از هشدار ساعت، کار شما به پایان رسیده است از زمان باقیمانده برای یادگیری بیشتر و بهبود مهارت های خود استفاده کنید. به عنوان مثال می توانید به مطالعه مجلات تخصصی بپردازید یا در حوزه مربوطه خود تحقیق کنید. تکنیک پومودورو بسیار کاربردی و در عین حال ساده است. از کار کردن با آن لذت ببرید.

 

در کنار مراحل این تکنیک، باید ۳ قانون را نیز رعایت کنید که به آن‌ها در ادامه اشاره کرده‌ایم:

1. پروژه‌های پیچیده را به بخش‌های کوچک‌تر بشکنید: اگر کاری وجود دارد که برای انجام آن به بیش از ۴ پومودورو نیاز دارید باید آن را به گام‌های اجرایی کوچک‌تری تقسیم کنید. با اجرای این قانون در روند انجام پروژه‌هایتان شفافیت بیشتری خواهید داشت.
2. کارهای کوچک را با هم ادغام کنید: ممکن است در برنامه روزانه کاری داشته باشید که کمتر از یک پومودورو زمان لازم دارد. در این حالت باید آن کار را با فعالیت مشابه دیگری ترکیب کنید. به طور مثال «چک کردن ایمیل‌ها» و برنامه‌ریزی برای قرار کاری می‌توانند در یک پومودورو انجام شوند.
3. انجام کار را تا شنیدن زنگ تایمر ادامه دهید: تکنیک پومودورو بر پایه زمان است. بنابراین نباید در حین استفاده از این تکنیک قوانین را بشکنید و در وقت اضافه به چک کردن ایمیل‌ها و پیام‌های خود بپردازید. هر ایده، پیشنهاد یا کاری که در طول یک پومودورو به ذهنتان خطور می‌کند در گوشه‌ای بنویسید و بعدا به آن‌ بپردازید.

 

قانون 17-52 در مدیریت زمان چیست؟

قانون ۱۷-۵۲ روشی بسیار اثربخش و مشابه تکنیک پومودورو است. در این روش باید ۵۲ دقیقه کار کنید و ۱۷ دقیقه به استراحت بپردازید. ایده پشت این متد نیز این است که شما نهایتا می‌توانید ۵۲ دقیقه متمرکز بمانید و پس از این مدت نیاز به استراحت دارید. برخی افراد بر این عقیده‌‌اند که این روش از تکنیک پومودورو کارایی بیشتری دارد زیرا انعطاف آن بیشتر است. اگر کارهایتان را در ۵۲ دقیقه تمام نکنید همچنان می‌توانید برای ۱۷ دقیقه به استراحت بپردازید.

از طرفی برخی دیگر معتقدند که تکنیک پومودورو از این روش بهتر است زیرا در ۵۲ دقیقه انسان وقت بیشتری برای اهمال‌کاری دارد. همچنین چون زمان استراحت آن طولانی‌تر است برای برگشت به کار اصلی به انرژی و انگیزه بیشتری نیاز دارید. در کل برای این‌که بین این دو روش انتخاب کنید باید هر دو را انجام دهید و در نهایت هرکدام که برای شما اثربخش‌تر بود شیوه بهتری در مدیریت زمانتان است.

 

استفاده از تکنیک پومودورو ساده است

تحقیقات نشان داده اسب که به تاخیر انداختن روند انجام امور هیچ ارتباطی با تنبلی یا نداشتن انگیزه ندارد. هنگامی که به میز کار شلوغ خود نگاه می کنید و کارهای و پروژه‌ های تلمبار شده تان را مشاهده می‌ کنید موجی از ناامیدی به سمت شما روانه می ‌شود و نمی دانید که باید دقیقا از کجا شروع کنید. اگر شما در چنین شرایطی تلاش می کنید به کمک توییتر و شبکه نتفلیکس مشکلات تان را فراموش کنید دست نگه دارید. خوشبختانه مطالعات انجام شده یک روش بسیار موثر را به منظور جلوگیری از بروز چنین مشکلی ارائه کرده است. کارهای دشوار و پیچیده خود را به چند بخش تقسیم کنید. به عنوان مثال اگر قصد دارید داستان یا رمان ناتمام خود را به سرانجام برسانید به جای سپری کردن یک روز خسته کننده و نوشتن بدون وقفه، هر بار پنج دقیقه از زمان خود را پشت میز بگذرانید. آیا هنوز نوشتن برای تان سخت و خسته کننده است؟ بهتر است در فواصل زمانی کوتاه به ویرایش یک پاراگراف بپردازید تا ضمن اجتناب از خسته شدن از نوشته خود لذت ببرید. تکنیک مدیریت زمان پومودورو از شما می ‌خواهد دقیقاً از چنین اصلی پیروی کنید. پروژه خود را تقسیم کنید و ۲۵ دقیقه روی آن تمرکز داشته باشید، به این ترتیب بازدهی و عملکرد شما افزایش پیدا می ‌کند.

 

مبارزه با عوامل مزاحم

هنگامی که بر یک موضوع مهم تمرکز کرده ‌اید و یک عامل مزاحم تمرکزتان را بر هم زده است به سختی می توانید دوباره حواس خود را جمع کنید و کارتان را ادامه دهید. با این حال این چرخه آزاردهنده ادامه دارد و سیلی از انواع ایمیل، پیام و اعلان رسانه های اجتماعی باعث اختلال در بازدهی شما می شود. اگر چه راحت ترین کار این است که همه این مشکلات را به گردن فناوری بیاندازیم، طبق تحقیقات انجام شده همه افراد خودشان در جذب این عوامل مزاحم نقش دارند. به عنوان مثال آنها با گفتن جملاتی از قبیل 'این ایمیل خیلی مهم است' یا 'چک کردن اینستاگرام فقط یک دقیقه طول می کشد' به توجیه فاکتورهای مزاحم می پردازند. جالب است بدانید که این مزاحم های کوچک زمان و انرژی شما را می گیرند و ذهنتان را آشفته می کنند. به احتمال زیاد در اکثر مواقع تصمیم می ‌گیرید که فقط ۱ دقیقه در فیسبوک با دوستان خود صحبت کنید اما یک دقیقه شما به ۲۰ دقیقه تبدیل شده و زمان را از دست می دهید. تکنیک پومودورو به شما کمک می کند این مزاحم ها را از بین ببرید و ذهن خود را متمرکز نماید. هر واحد زمانی که با یک گوجه فرنگی نشان داده می ‌شود به شما می ‌گوید که شانس تمرکز مجدد بر کار مورد نظرتان را دارید.

 

توجه بیشتر به مسئله زمان

مهارت برنامه ریزی برای پروژه های آینده یکی از چالش های مهمی است که همه افراد حتی آن دسته از متخصصین زبردست همه فن حریف را درگیر می ‌کند. تکنیک مدیریت زمان پومودورو یک سلاح ارزشمند است که از شما در برابر چنین چالشی محافظت می کند. هنگامی که یک پروژه کوتاه با زمان مشخص را شروع می ‌کنید زمان دیگر یک مفهوم انتزاعی نخواهد بود بلکه یک اتفاق واقعی است و در سیستم پومودورو به صورت یک گوجه رنگی نشان داده می شود که نماد برنامه ‌ریزی و تلاش است و به بازدهی بیشتر کمک می کند. به این ترتیب مفهوم زمان از بازنمایی منفی به یک تصویر مثبت از اتفاقات انجام شده تغییر پیدا می کند. تکنیک مدیریت زمان پومودورو به شما برای برنامه ریزی دقیق و انجام صحیح امور کمک خواهد کرد.

 

افزایش بازدهی

هر گوجه فرنگی در سیستم پومودورو به معنای فرصتی برای بهره‌ وری بیشتر است. تمرکز و هوشیاری دو مفهوم مهمی هستند که به بازدهی مثبت می انجامند. هر واحد زمانی در این سیستم به معنای یک شروع دوباره برای ارزیابی مجدد اهداف، به چالش کشیدن تمرکز و حذف کردن عوامل مزاحم است. هر روز یک واحد زمانی به این سیستم اضافه نمایید و انگیزه بیشتری پیدا کنید. خودتان را تشویق کنید در بازه زمانی مشخص شده کارهای بزرگ انجام دهید.

 

انجام چند کار با پومودورو امکان پذیر است؟

یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات افراد در حین انجام کار روزانه این است که خود را با فرایندهای بی‌شماری در روز درگیر می‌کنند. در تکنیک پومودورو پیشنهاد می‌شود که ۳ الی ۴ کار را در برنامه کاری خود قرار دهید هرکدام آن‌ها را در بازه زمانی ۲۵ دقیقه به اتمام برسانید. اگر کاری داشتید که به بیش از ۴ دوره پومودورو نیاز داشت آن را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید تا همچنان متمرکز باقی بمانید و به‌سرعت کارهایتان را به اتمام برسانید.

 

آیا پومودورو باید ۲۵ دقیقه باشد؟

تکنیک پومودورو زمانی اجرا می‌شود که تایمر ۲۵ دقیقه را نشان دهد. البته شما مجبور به پایبندی به این زمان نیستید و می‌توانید هرچقدر که تمایل دارید این دوره‌های زمانی را افزایش دهید.

 

چند پومودورو در روز قابل اجرا است؟

پاسخ این سوال معمولا به خود افراد ربط دارد. اگر تازه شروع به استفاده از تکنیک پومودورو کرده‌اید روزی ۳ بار آن را تکرار کنید. شما می‌توانید در این ۳ پومودورو ۳ کار مختلف انجام دهید یا یک کار پیچیده را به ۳ بخش تقسیم کنید. هنگامی که با این متد احساس راحتی کردید به‌مرور تعداد دفعات پومودورو را به ۶ الی ۸ مرتبه افزایش دهید. البته در نظر داشته باشید که نباید روزانه تعداد کارهای زیادی انجام دهید و اگر با حجم زیادی از فعالیت‌ها مواجه شدید ترجیح اصلی خود را بر این اساس بگذارید که کارهای کمتر را با کیفیت بهتری انجام دهید و چندین کار را با کیفیت پایین به اتمام نرسانید.

 

 

نکات طلایی

 اگر قصد دارید از تکنیک مدیریت زمان پومودورو برای عملکرد بهتر و بازدهی بیشتر استفاده کنید نکات زیر را به خاطر داشته باشید:

•  به صورت حرفه ای برنامه ریزی کنید.
•  از برنامه روزانه خود پیروی کنید.
•  با افزایش تعداد واحدهای زمانی تجربیات مثبت کسب کنید.
•  در هنگام استراحت از گوشی موبایل و لبپ تاپ دوری کنید و فقط استراحت نمایید.
•  از یک نرم ‌افزار مناسب استفاده کنید.

 

 

نکات پایانی

روش پومودورو یک ابزار ساده اما مؤثر برایمدیریت زمان است. با این حال، این مهم است که این روش را به شرایط خاص خود تطبیق دهید. برای برخی افراد، ممکن است دوره‌های زمانی بیشتر یا کمتر از ۲۵ دقیقه مؤثرتر باشد. همچنین، ممکن است برخی افراد نیاز به وقفه‌های طولانی‌تر بین "پومودوروها" داشته باشند.

در نهایت، هدف از روش پومودورو کمک به شما برای بهبود کارایی و تمرکز است. پس از آنکه این روش را برای مدتی استفاده کردید، ممکن است بخواهید بررسی کنید که چگونه می‌توانید آن را بهبود ببخشید تا به نیازهای خاص خود پاسخ دهد. در نهایت، این روش تنها یکی از بسیاری از روش‌های مدیریت زمان است و ممکن است برای همه کاربردی نباشد. اما برای بسیاری از افراد، این یک راه بسیار مؤثر برای افزایش تمرکز و کاهش استرس است.

اگر به دنبال افزایش کارایی و بهبود مدیریت زمان خود هستید، روش پومودورو را امتحان کنید. شاید شما هم مانند بسیاری دیگر از افراد، خود را در حال کار کردن با بیشترین کارایی و کمترین استرس بیابید.