تکنیک جریان زمان یک روش مدیریت زمان است که به فرد کمک می کند تا با استفاده از زمان به صورت موثرتر، بهره وری خود را افزایش دهد. در این مطلب، ما به بررسی این تکنیک، کاربرد آن و چگونگی اجرای آن می پردازیم.

 

همه چیز در مورد تکنیک جریان زمان؟

تکنیک جریان زمان، یک روش ساده اما پر اثر برای برنامه ریزی و مدیریت زمان است. این تکنیک بر اساس اصلی ساده عمل می کند: تقسیم کردن وقت شما به قطعات مدیریت شده و تمرکزی. این تکنیک به شما اجازه می دهد تا وقت خود را به صورت موثرتر استفاده کنید و در نتیجه، بهره وری شما را افزایش می دهد.

تفاوت تکنیک جریان زمان با پومودورو

اگر چه روش پومودورو در بسیاری از مواقع، خصوصاً زمانیکه باید کارهای مختلف و متنوعی انجام دهید بسیار کارآمد است؛ اما حقیقت این است که همیشه پاسخگو نیست. برای درک این مسئله، موقعیت زیر را تصور کنید.

شما دارید کاری را انجام می‌دهید که به شدت به تمرکز فکری نیاز دارد. قطعاً انجام چنین کاری مستلزم استفاده از خلاقیت و مهارت‌های حل مسئله است. شما در این حالت فوق العاده متمرکز و با انگیزه هستید، و انرژی و نیروی اراده‌تان در بالاترین حد ممکن قرار دارد.

عوامل بیرونی که موجب حواس پرتی می‌شوند اصلاً توجه‌تان را به خود جلب نمی‌کنند و به ندرت به ساعت‌تان نگاه می‌کنید. اینگونه به نظر می‌آید که زمان در حال ذوب شدن است. واقعاً احساس می‌کنید در حال انجام کاری بسیار تاثیرگذار هستید و تقریباً هدف در دسترس شما قرار دارد. در این حالت همه چیز باشکوه به نظر می‌رسد.

ناگهان زنگ ساعت به صدا درمی‌آید و مجبور می‌شوید 5 دقیقه استراحت کنید. این یک پایان ناگهانی برای حالت شفافیت ذهنی شماست و مانند قطعی برق، باعث بریده شدن شما از کار می‌شود. حتی بالفرض اگر به یک استراحت نیاز داشته باشید؛ باز هم 5 دقیقه استراحت به دلیل کوتاه بودن نمی‌تواند شما را به اندازه کافی برای ادامه کار سر حال بیاورد.

کاملاً روشن است که وقتی صحبت از کارهای مهم می‌شود؛ روش پومودورو دارای نقایص جدی است.

 

برای چه کسانی مناسب است؟

توسعه دهندگان، سازندگان و خلاقان (و تمام کسانیکه مسئول انجام وظایفی هستند که به انرژی زیادی نیاز دارد) می‌توانند از تکنیک جریان زمان به عنوان یک ابزار کارایی استفاده کنند؛ حتی اگر از روش‌هایی مانند تایم بلاکینگ و پومودورو استفاده می‌کنند و بازدهی مناسبی برایشان دارند.

کسانیکه بیشتر وقت خود را صرف برنامه ریزی و تدوین برنامه‌هایی می‌کنند که باعث پیشرفت تیم و کسب و کار آنها می‌شود؛ به احتمال زیاد تکنیک جریان زمان را بر پومودورو ترجیح می‌دهند. زیرا این تکنیک به فرد در مواقع لزوم، اجازه تمرکز فکری کافی می‌دهد.

 

 چگونه تکنیک جریان زمان کار می کند؟

این تکنیک بر اساس تقسیم وقت به قطعات کوچکتر و مدیریت شده عمل می کند. شما می توانید وقت خود را به دسته هایی تقسیم کنید که هر کدام به یک وظیفه یا فعالیت اختصاص داده شده است. برای مثال، شما می توانید یک ساعت را برای خواندن ایمیل ها، 30 دقیقه را برای تمرین یوگا، و 2 ساعت را برای کار بر روی یک پروژه اختصاص دهید.

زمانی که شما وقت خود را به این شکل تقسیم کنید، شما به سادگی می توانید تمرکز خود را بر روی هر وظیفه بیشتر کنید و در نتیجه، کیفیت کار خود را افزایش دهید.

 

مزایای روش مدیریت جریان زمان

در این تکنیک با استفاده از داده‌های جریان می‌توانید ببینید که چقدر زمان برای انجام کارهای مختلف اختصاص داده‌اید. سپس می‌توانید از این اطلاعات برای تخمین زمان مورد نیاز برای انجام کارهایی از این دست در آینده استفاده نمایید. در نتیجه این روش می‌تواند به شما در برنامه ریزی بهتر زمان کمک کند.

به عنوان مثال وقتی یک کار را به تقویم کاری خود اضافه می‌کنید؛ دیگر زمان لازم برای اجرای آن را بیش از حد یا کمتر از میزان لازم برآورد نمی‌کنید. شاید چنین چیزی به نظر چندان مهم نیاید. اما تنها تصور کنید که یک بار دیر به یک جلسه مهم می‌رسید؛ تنها به این دلیل که انجام فهرست کاری شما بیش از زمان برنامه ریزی شده طول کشیده است.

یکی دیگر از مزایای تکنیک جریان زمان این است که به جای ترویج چند وظیفگی، بیشتر بر روی انجام یک کار در آن واحد تاکید می‌کند. رید بیونز (Read-Bivens)، خالق این تکنیک می‌گوید: "انتخاب یک کار و نوشتن آن، شما را متعهد می‌کند که بین زمان آغاز و زمانیکه برای توقف آن در نظر می‌گیرید، تنها یک کار را انجام دهید".

حتی می‌توانید با توجه به رایج‌ترین عوامل حواس پرتی‌ که در طول روز تجربه می‌کنید؛ از این روش برای شناسایی و حذف آنها استفاده کنید. رید بیونز توصیه می‌کند که یک ستون را به مواریکه باعث حواس پرتی و وقفه در روند کاری شما می‌شوند اختصاص دهید؛ مثل تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها، پیام‌ها و مواردی از این دست. اگر این داده‌ها را پیگیری کنید؛ می‌توانید بزرگترین عوامل حواس پرتی خود را شناسایی کرده و در زمینه از بین بردن آنها تلاش نمایید.

در نهایت این تکنیک نیز شما را به استراحت ترغیب می‌کند؛ اما با روشی متفاوت. زیرا استراحت در اینجا اجباری نیست. در عوض می‌توانید در صورت نیاز (و نه تنها به این دلیل که تایمر خاموش شود) استراحت کنید.

 

اصول تکنیک جریان زمان

برای شروع استفاده از تکنیک جریان زمان، اولین کاری که باید انجام دهید این است که یک جدول زمانی بکشید تا به شما در مدیریت فعالیت‌های روزانه کمک کند. می‌توانید آن را با دست بکشید یا از کامپیوتر کمک بگیرید؛ هر طور که راحت‌‌تر هستید. موارد زیر را عنوان ستون‌های جدول قرار می‌دهید:

• کارهای امروز
• زمان شروع
• زمان پایان
• وقفه‌ها
• مدت زمان کار کردن
• مدت زمان استراحت

 

• 

این جدول روش اصلی برای پیگیری وظایف روزانه و ایجاد جریانی‌ست که بهترین کارآیی را برای شما دارد. در تصویر زیر یک نمونه از آن را می‌بینید.

 

چگونه می توان تکنیک جریان زمان را اجرا کرد؟

برای اجرای این تکنیک، شما نیاز به یک برنامه ریزی دقیق و تمرکز دارید. در زیر چند مرحله برای اجرای تکنیک جریان زمان را معرفی کرده ام:

1. **بررسی وظایف و فعالیت های خود**: اولین گام در این تکنیک، شناسایی وظایف و فعالیت هایی است که شما باید انجام دهید. این می تواند هر چیزی از وظایف کاری گرفته تا فعالیت های شخصی باشد.

۲- شروع به انجام آن کنید

قدم بعدی این است که کار خود را شروع کنید. کاری که می‌خواهید انجام دهید را در قسمت مناسب جدول وارد کنید. سپس زمان شروع را بنویسید. فقط یک قانون دارید.. انجام چند کار همزمان ممنوع! این به شما کمک می‌کند تا روی کارهایی که باید انجام دهید تمرکز کنید و حواس‌پرتی را به حداقل برسانید.

 

۳- تا زمانی که نیاز به استراحت داشته باشید کار کنید

حالا آزادید تا هر زمان که دوست دارید کار فهرست‌شده را انجام دهید. اگر احساس کردید بعد از ۱۵ دقیقه خسته‌ شده‌اید، استراحت کنید. اگر هم دوست داشتید تا یک ساعت ادامه دهید باز هم ایرادی ندارد. همه چیز به خودتان بستگی دارد.

هدف این است که شما الگوهای خود را بشناسید و ببینید چگونه بهترین عملکرد را دارید. اگر نمی‌توانید روی کارهای به خصوصی تمرکز کنید باید مدت زمان کمی را به آن‌ها اختصاص بدهید. اگر جذب کارهای دیگری می‌شوید باید تا زمانی که می‌توانید متمرکز بمانید و خروجی کار خود را به حداکثر برسانید.

احتمالا متوجه خواهید شد که طولانی‌ترین مدت زمانی که می‌توانید دوام بیاورید، حدود ۹۰ دقیقه است. مطالعات نشان می‌دهند که چگونه استراحت‌های منظم بهره‌وری را بهبود می‌بخشند. این یکی از دلایلی‌ست که استراحت‌های اجباری جایگاه ویژه‌ای در تکنیک گوجه فرنگی دارند. اما شواهد نشان می‌دهند که استراحت‌های تکنیک جریان زمان هم به همان خوبی کار می‌کنند. یک شرکت‌ اخیرا به کارمندان خود اجازه داده تا در هر ساعتی که صلاح می‌دانند استراحت کنند. حدس می‌زنید چه شده؟ آن‌ها شاهد افزایش ۲۵ درصدی سطح بهره‌وری بوده‌اند.

۴- یک استراحت مناسب و طولانی داشته باشید

با خودتان تعارف نکنید! زمانی که نیاز به استراحت داشتید این کار را حتما انجام دهید. فقط مطمئن شوید که زمان توقف کار کردن خود را در جدول یادداشت می‌کنید. می‌توانید هر چقدر که دوست دارید استراحت کنید، اما از این امتیاز سواستفاده نکنید. در غیر این صورت بخش زیادی از وقت خود را برای این کار می‌گذارید.

به عنوان یک قانون کلی، سعی کنید برای هر بازه‌ی ۲۵ دقیقه‌ای کار کردن، ۵ دقیقه استراحت کنید و زمان استراحت خود را به نسبت بازه‌های کاری طولانی‌تر افزایش دهید. باید از یک تایمر استفاده کنید تا مطمئن شوید که در زمان مناسب به کار خود بر می‌گردید. هنگامی که استراحت شما به پایان رسید، فراموش نکنید که زمان از سرگیری کار را ثبت کنید و مدت زمان استراحت را در جدول بنویسید.

۵- حواس‌پرتی‌ها را ثبت کنید

همیشه چیزی وجود دارد که حواس ما را پرت کند. ممکن است به شکل یک تماس تلفنی یا یک ایمیل فوری ظاهر شود. اگر چنین اتفاقی افتاد آن را در ستون وقفه‌ها ثبت کنید. تمام تلاش خود را برای کم کردن حواس‌پرتی‌ها انجام دهید، اما سعی نکنید جلوی آن‌ها را بگیرید. گاهی اوقات چیزهایی که حواس‌تان را پرت می‌کنند از کاری که انجام می‌دهید مهم‌تر هستند. پس به جای اینکه آن‌ها را نادیده بگیرید، هر طور که بهتر است با آن‌ها برخورد کنید.

 

۶- تا زمانی که کارتان کامل شود، این روند را تکرار کنید

حالا دیگر تنها کاری که باید انجام دهید تکرار مراحل بالاست؛ تا زمانی که کارهای لیست‌شده‌ تمام شوند. با تکمیل هر کار مطمئن شوید که زمان اتمام آن را ثبت کرده‌اید. در صورت تمایل می‌توانید بعد از اتمام هر کار، حساب کنید که چقدر وقت گذاشته‌اید یا می‌توانید تمام حساب و کتاب‌ها را در پایان روز انجام دهید. تنها یک چیز مهم است.. هیچ وقفه و شکافی در این روند ایجاد نکنید. جدول و اطلاعات درون آن یک دارایی باارزش برای شما هستند تا با کمک آن‌ها توانایی خود را در برنامه‌ریزی بهبود ببخشید و خروجی روزانه‌ی خود را به حداکثر برسانید.

 

نحوه استفاده از روش جریان زمان به طور خلاصه

1. با فهرست‌های کاری متراکم و بزرگ شروع کنید. آنها را به وظایف کاری قابل کنترل‌تر و خاص‌تر تقسیم نمایید.

2. یک وظیفه کاملاً تعریف شده و واقع بینانه را برای کار برگزینید (رید بیونز به این کار، "وظیفه واحد" می‌گوید). زمان شروع را یادداشت کنید.

3. جلسه کاری خود را با تمرکز بر روی این وظیفه واحد آغاز نمایید. تا زمانیکه غرق در کار شده‌اید؛ به کار کردن ادامه دهید. نگران کار کردن تا زمان مشخصی نباشید.

4. تمام عوامل حواس پرتی که در حین کار اتفاق می‌افتند (مثل صحبت کردن با تلفن، ارسال ایمیل، پیامک، و غیره) را مورد بررسی قرار دهید. هدف این است که متوجه شوید چه چیزی در روند کاری شما وقفه به وجود می‌آورد تا بتوانید این عوامل حواس پرتی را در جلسات کاری آینده محدود نمایید.

5. وقتی متوجه شدید از نظر ذهنی کم آورده‌اید یا حواستان پرت شده و یا کار را به پایان رسانده‌اید، استراحت کنید. هدف در اینجا این است که از نظر جسمی و روحی دوباره شارژ شوید و بتوانید بر روی بقیه کارهای باقیمانده در طول روز تمرکز کنید؛ به همین دلیل تا زمانیکه نیاز دارید باید استراحت نمایید. مدت زمان کار و استراحت خود را یادداشت کنید.

 

شباهت‌های کلیدی تکنیک جریان زمان و گوجه فرنگی

اگر با نحوه عملکرد تکنیک گوجه فرنگی آشنا هستید، ممکن است قبلا متوجه شباهت‌های آن با تکنیک جریان زمان شده باشید. این تکنیک از عمد طوری طراحی شده که این ۳ ویژگی مهم تکنیک پومودورو را در خود حفظ کند:

 

۱- ردیابی دقیق زمان

یکی از دلایلی که تکنیک پومودورو برای بسیاری از افراد موثر است، این است که یک سیستم سفت و سخت برای آسان شدن ردیابی زمان ایجاد می‌کند. با تقسیم زمان به بازه‌های ۲۵ دقیقه‌ای، به خوبی می‌دانید که چه کاری باید انجام دهید و چقدر برای آن وقت بگذارید. این به شما کمک می‌کند از هدر رفتن وقت ارزشمندتان جلوگیری کنید. تکنیک جریان زمان هم این مزیت را دارد.

 

۲- حذف انجام دادن همزمان چند کار

با تکنیک پومودورو شما باید یک کار را انتخاب کنید و در بازه‌های ۲۵ دقیقه‌ای انجام دهید. این ویژگی باعث می‌شود در آن ۲۵ دقیقه فقط برای همان کار وقت بگذارید و به سمت کار دیگری منحرف نشوید. درست است که در تکنیک جریان زمان، نیازی به تعیین بازه‌های زمانی یا استفاده از تایمر نیست، اما «نوشتن» همان کار را برای شما می‌کند. از آن‌جا که زمان صرف شده برای هر کار را ردیابی می‌کنید، دوست دارید تا وقتی تمام می‌شود یا می‌خواهید استراحت کنید به کار خود ادامه دهید.

 

۳- استراحت‌های مناسب

خستگی قاتل بهره‌وری است! داده‌های زیادی وجود دارند که ثابت می‌کنند استراحت کردن به شما کمک می‌کند بهترین عملکرد را داشته باشید. این راز شهرت موفقیت‌آمیز تکنیک گوجه فرنگی است؛ استراحت‌ کردن اجباری و اجتناب‌ناپذیر.

از طرفی تکنیک Flowtime هم اصرار دارد که استراحت کنید. فقط ریش و قیچی را دست خودتان داده تا هر زمان که نیاز داشتید استراحت کنید. به این ترتیب فقط به کمی نظم نیاز دارید تا موفق شوید. اما وقتی می‌توانید از یک تایمر اطاعت کنید، دلیلی وجود ندارد سیگنال‌های بدن را نادیده بگیرید و استراحت نکنید؛ اینطور نیست؟

 

ابزارهای مناسب برای اجرای تکنیک جریان زمان

رید بیونز برای پیگیری زمان‌های استراحت و تمرکز کاری، استفاده از یک صفحه گسترده یا کاغذ و خودکار را توصیه می‌کند. اما معمولاً و در صورتیکه این روش‌ها برای شما کارآمد هستند؛ بررسی جزئیات به صورت دستی کارآیی چندانی برایتان ندارد. به علاوه بررسی یک صفحه گسترده طولانی مملوء از اطلاعات، بسیار خسته کننده است. به همین دلیل ممکن است بخواهید در هنگام کار با تکنیک جریان زمان از برنامه‌های زیر استفاده کنید:

• Calendar: این اپلیکیشن با استفاده از یادگیری ماشین تمام اطلاعات را مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌دهد، و اینکه کجا، چگونه و با چه کسی وقت صرف می‌کنید را پیگیری می‌کند. سپس پیشنهادهای هوشمندانه‌ای به شما ارائه می‌دهد که به شما کمک می‌کند زمان خود را به بهترین شکل ممکن برنامه ریزی نمایید.
•  
• Toggl: کار کردن با این برنامه بسیار آسان است؛ چرا که جلسات کاری و استراحت را به صورت خودکار ضبط می‌کند. سپس می‌توانید با تهیه گزارش، نحوه گذران وقت خود را تحلیل نمایید.
•  
• Flipd: برای سیستم‌های IOS و اندروید طراحی شده، و از طریق آن می‌توان فعالیت‌های مختلف خود را زمان بندی کرد، موسیقی متمرکز پخش نمود، و آمار میزان تمرکز خود را مورد تجزیه و تحلیل قرار داد.
•  
• TMetric: با استفاده از TMetric می‌توانید روز خود را به شکل یک جدول زمانی بصری ببینید. ستون‌های با رنگ خاکستری تیره نشان دهنده دوره‌های تمرکز و ستون‌های با رنگ خاکستری روشن بیانگر دوره‌های استراحت هستند. برای اینکه ببینید دقیقاً برای هر کدام از این موارد چه میزان وقت صرف کرده‌اید؛ کافی است موس خود را بر روی ستون مورد نظر قرار دهید.
•  
• FlowTime: در اصل یک افزونه گوگل کروم است و به کاربران اجازه می‌دهد تا با القای وضعیت تمرکز با استفاده از یک تایمر مشابه پومودورو و مسدود کردن وب سایت‌ها، بهره وری خود را افزایش دهند. نسخه IOS این برنامه نیز در اپ استور موجود است.

 

کلام آخر؛ انتخاب بهترین تکنیک بهره وری

به اعتقاد بسیاری از افراد، تکنیک پومودورو هیچ مشکلی ندارد و می‌توان مدت‌ها با آن کار کرد. اما این بدان معنی نیست که این روش برای همه جواب می‌دهد. به همین دلیل خیلی‌ها استفاده از روش‌های دیگر، مانند تکنیک جریان زمان را انتخاب کرده‌اند.

استفاده از استراتژی بهره وری به این معنی نیست که شما باید تمام قوانین آن را به صورت کامل دنبال کنید. در عوض یافتن راه‌های جدید برای تمرکز، انجام کار و اولویت بندی فعالیت‌ها هر کدام به نوعی به افزایش تمرکز شما کمک می‌کنند.

اگر روش‌های پومودورو و جریان زمان کارآیی لازم را برایتان ندارند، ناامید نشوید. شاید لازم باشد که این دو استراتژی را با هم ترکیب، و تکنیکی به نام جریان زمان – پومودورو را خلق نمایید. در این صورت در هنگام کار بر روی فعالیت‌های یکنواخت می‌توانید از تایمر استفاده کنید. اما در هنگام انجام کارهای مهم، می‌توانید تایمر را کنار بگذارید.

 

ممکن است با استفاده از تکنیک پومودورو به موفقیت دست پیدا کنید و از انجام آن راضی باشید اما اگر مدتی است که از آن استفاده می‌کنید و متوجه شدید که در برابر ساختار‌های سفت و سخت آن مقاومت دارید، تنها نیستید. تکنیک جریان زمان (Flowtime technique) را برای حداقل یک یا دو هفته امتحان کنید. ممکن است متوجه شوید که این برای سبک کاری شما بسیار مناسب است. پیروز و موفق باشید. منتظر خواندن نظرات سازنده شما در زیر این مقاله هستیم.

 

 

سوالات متداول:

 

تکنیک پومودورو چیست؟

تکنیک پومودورو یک روش بسیار عالی برای مدیریت زمان است. در این تکنیک شما زمان خودتان را به بازه های 25 دقیقه ای تنظیم می‌کنید و در آن 25 دقیقه به انجام آن کار با تمرکز بالا مشغول می‌شوید. در آن 25 دقیقه هیچ چیز نباید حواس شما را پرت کند…! فقط باید روی کار خود تمرکز کنید.

پومودورو یعنی چه؟

نام تکنیک پومودورو از یک سس ایتالیایی (نوعی سس گوجه فرنگی) برداشته شده است که این سس در 25 دقیقه آماده می‌شود. در تکنیک پومودورو هم افراد زمان خود را به بازه های زمانی 25 دقیقه ای تقسیم می‌کنند.

 

آیا تکنیک پومودورو منسوخ شده است؟

افراد زیادی از این تکنیک استفاده می‌کنند و این تکنیک مزایای بی‌شماری دارد. اما در این مقاله به بیان تکنیک فلوتایم یا جریان زمان پرداخته ایم. که تحقیقات نشان داده است می‌تواند جایگزین خوبی برای تکنیک پومودورو باشد.